Mail Merge là tác dụng soạn thư 1 loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo thuộc lúc các thư cùng với cùng văn bản nhưng khác nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, câu hỏi trộn thư trong Word được vận dụng vào bài toán tạo thư mời gởi đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy chứng nhận cho không ít người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận biến đổi lương cho nhân viên cấp dưới vào cuối năm…
*

Để bước đầu sử dụng Mail Merge, chúng ta cần chuẩn bị nội dung cơ phiên bản và nguồn tài liệu (data source). Cụ thể:
Nguồn dữ liệu: biểu hiện những ngôn từ tùy biến khác biệt giữa những bức thư sau thời điểm tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy đổi mới này có thể là chúng ta tên, showroom người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… cùng thường trình bày trong một list dữ liệu. Danh sách này thường xuyên là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu trong Access, một table vào Word 2010 tốt văn phiên bản bất kỳ có kết cấu phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là gần như phần tương đương nhau giữa các thư, ví dụ điển hình tên và địa chỉ người gửi trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay là 1 phiếu ưu đãi. Văn bản cơ bản thường đi cùng những vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi trình bày những đưa ra tiết đổi khác lấy từ mối cung cấp dữ liệu. Mỗi cụ thể được gọi là trường (Merge Field), được trình diễn dưới dạng «tên field».Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn tài liệu thì Mail Merge trong Word sẽ cung cấp bạn tạo thành hàng loạt tư liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, như là nhau về văn bản cơ phiên bản nhưng biệt lập ở các cụ thể tùy biến chuyển trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi sẵn sàng danh sách này, ta cần hình dung trước phần ngôn từ cơ bạn dạng sẽ tất cả những cụ thể nào cần biến đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, cùng với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, showroom hoặc email là các chi tiết thay đổi tùy theo mọi người nhận. Như vậy, ta đã biết được list này có nhu cầu các dữ liệu nào.

Bạn đang xem: Hướng dẫn làm mail merge trong word 2010


Với nguồn tài liệu là danh bạ, bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel để thể hiện tài liệu thật chủ yếu xác. List nguồn dữ liệu được chia thành các cột không giống nhau như họ tên, địa chỉ, tên công ty… với mỗi hàng là 1 trong người cảm nhận nhập không hề thiếu các thông tin tương ứng theo cột. Chúng ta cũng có thể nhập liệu trực tiếp trên tab Mailings, lựa chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đang tiện hơn không ít trong thao tác (Tương trường đoản cú như nhập liệu trực tiếp nhưng lựa chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
*

Trong ngôi trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, chúng ta luôn hoàn toàn có thể chọn Edit Recipient danh mục trên tab Mailings để mở ra hộp thoại Mail Merge Recipients, lựa chọn tên file tài liệu và dìm Edit nhằm sửa lại một vài chi tiết.

Xem thêm: Hướng Dẫn Sử Dụng Cm Security Thì Làm Thế Nào Vậy Ad? Top 5 Ứng Dụng Bảo Vệ Điện Thoại Android, Iphone


*

Bạn cần xác định nội dung của doanh nghiệp là dạng thư trường đoản cú (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
*

Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần được nhập những trường (Merge Field) dựa vào nguồn dữ liệu. Biện pháp nhập khá solo giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại các vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn tài liệu mẫu bên dưới và soạn văn bản cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận vẫn nhập:
*

Hoặc chèn Merge Fields vào một trong những câu trong e-mail như: rất cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp đến xếp thời hạn đến tham gia chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa vào nguồn dữ liệu của mọi cá nhân (Recipient) để thay thế sửa chữa vào vị trí của các trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient máy 5 sẽ hiện thành câu: chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã chuẩn bị xếp thời hạn đến tham gia chương trình. Bạn cũng có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường cùng không in hoa ở ký kết tự đầu nhằm câu không gặp mặt lỗi bao gồm tả viết hoa chữ Chị trung tâm câu hoặc format in đậm, in nghiêng mang đến tên tín đồ nhận.
Để sử dụng Mail Merge, chúng ta có thể vào tab Mailings và làm việc với các tính năng trên thanh qui định này (Ribbon). Xung quanh ra, giả dụ quen sử dụng các phiên bạn dạng Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 cách như hình minh họa dưới đây:
Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *